Dr. Claus Boyens

Geschäftsführer von Host Europe

Dr. Claus Boyens ist Geschäftsführer der Host Europe GmbH und verantwortet das Gesamtgeschäft des Kölner Hosting-Providers. Zuvor war er in verschiedenen Führungspositionen im Produktmanagement und -marketing im Bereich eCommerce und Online-Marketing tätig. Er promovierte in Wirtschaftsinformatik an der Humboldt-Universität Berlin.

#Hosting #Transformation #Leadership

Digital Convenience: Wie schaffen wir Digitalisierung, die Mitarbeiter lieben

Wir werden zukünftig vorrangig digital zusammenarbeiten. Dass diese Vorstellung nicht jeden glücklich macht, ist ebenfalls eine Tatsache. Für digitaleres Arbeiten spricht, dass viele Prozesse, die manuell und analog äußerst mühselig sind, wegfallen oder sehr viel produktiver gestaltet werden können. Mitarbeiter haben durch digitales und ortsunabhängiges Arbeiten größere Flexibilität, Beruf und Privatleben in Balance zu bringen. Der Vision im Weg steht aktuell, dass nicht wenige Unternehmen bei der technischen Ausstattung der Arbeitsplätze hinterherhinken. Und ein Teil der Mitarbeiter ist einfach – noch? – nicht bereit, sich bei gewohnten Tätigkeiten von digitalen Hilfsmitteln unterstützen zu lassen. Teils aus Gewohnheit, teils aus Abneigung gegen technische Abhängigkeiten.

Wir sollten viel, aber nicht nur über die technischen Möglichkeiten sprechen und mehr Augenmerk auf die Sozialisierung im Umgang mit digitalen Tools richten. Bei der Digitalisierung befinden sich die allermeisten Unternehmen noch in der Experimentierphase. In den vergangenen Jahren wurden viele Technologien und Dienste getestet, unter anderem für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, für Projektmanagement, den internen informellen Austausch, Videokonferenzen oder die digitale Archivierung.

Hybride Tool-Landschaften

In den Bereichen, in denen Unternehmen bei der Ausstattung ihrer Angestellten hinterherhinken, helfen sich die Mitarbeiter mit freien Anwendungen selbst weiter – ein Nährboden für Schatten-IT und allerlei Tool-Wildwuchs. Erst im Juni 2016 hat der Branchenverband eco in einer Umfrage(1) unter 580 IT-Entscheidern in Deutschland ermittelt, dass 76 Prozent der Experten davon ausgehen, dass in ihrem Zuständigkeitsbereich nicht genehmigte Hard- und Software sowie Cloud-Dienste genutzt werden. Finden Unternehmen nicht die richtigen Antworten, greifen Azubis eben auf Whatsapp für die Abstimmung des nächsten Meetings zurück, während die Entwickler ihre Probleme auf Jabber diskutieren. Auch in unserem Unternehmen ist eine hybride Tool-Landschaft gewachsen, hauptsächlich entstanden aus unterschiedlichen Präferenzen in den Teams. Linux-Evangelisten, Windows-Verfechtern und Apple-Anhängern fällt es eben schwer, sich zu einigen. Bei der Digitalisierung unserer eigenen Prozesse haben wir mittlerweile große Fortschritte gemacht: Priorität hat nun, dass wir eine Durchgängigkeit der Tool- und Dokumentenlandschaft sicherstellen.

Digital Convenience ist für mich ein elementarer Baustein auf dem Weg zu einem rundum digitalen Arbeiten, von dem Unternehmen profitieren und das Mitarbeiter glücklich macht.

Digital Convenience als Kernaufgabe

Eine Kernaufgabe von Geschäftsführung und IT wird künftig sein, etwas zu schaffen, was ich „Digital Convenience“ nenne. Grundlage dafür ist eine klar definierte Digitalisierungsstrategie mit gut durchdachter Tool-Auswahl, die die Voraussetzung bietet, dass Mitarbeiter gerne digital arbeiten. Solch ein Ordnungsrahmen ist in vielen Fällen noch nicht gelebte Realität. Es gibt Unternehmen, in denen alle Mitarbeiter zwar die gleichen T-Shirts tragen, aber jeder einen anderen Messenger nutzt. Digital Tool Guidelines können Orientierung geben, welche Anwendungen und Cloud-Dienste standardmäßig von allen Mitarbeitern zu verwenden sind, welche sie optional verwenden können und welche aus Sicherheits- oder anderen Bedenken tabu sind. Um die Akzeptanz zu erhöhen, entstehen diese Richtlinien bestenfalls kollaborativ unter Einbeziehung insbesondere der Mitarbeiter, die vor allen anderen neue Anwendungen mit Begeisterung testen und deren Vor- und Nachteile gut abwägen können.

Digital Convenience Manager sorgen für Akzeptanz

Die Rolle der IT sehe ich künftig weiter gefasst: Sie ist nicht nur für den reibungslosen Betrieb und die Sicherheit der Systeme verantwortlich, sondern stärker auch für deren Akzeptanz und ihren Beitrag zum erfolgreichen Arbeiten aller Mitarbeiter. CIOs sollten sich „Digital Convenience Manager“ ins Team holen, die Mitarbeiter bei der Digitalisierung ihrer Tätigkeiten beraten und unterstützen. Mit hoher sozialer und digitaler Kompetenz führen sie Mitarbeiter an neue Tools heran, motivieren, nehmen Wünsche auf und optimieren permanent die Prozesse unter der Prämisse der Zufriedenheit. Beispielsweise werden Mitarbeiter, die ihre Ideenfindung bisher analog protokollieren, mit Tablets ausgestattet, sodass sie Mitschriften direkt in Tools wie Microsoft Sway festhalten und im Anschluss im Team sofort in bildstarke Präsentationen verwandeln können. Oder kommt ein Mitarbeiter mit handschriftlichen Notizen einfach besser zurecht, wird er mit einem digitalen Stift ausgestattet, um seine Gedanken mit dem Team auf OneNote teilen zu können, statt ihn zum Abtippen zu zwingen. Der Digital Convenience Manager bereitet seine Kollegen auch rechtzeitig auf die Einführung neuer Technologien und anstehende Software-Updates vor, erklärt die Vorteile und erleichtert den Umgang mit Veränderungen. Ziel ist letztlich ein reibungsloses digitales Zusammenspiel sämtlicher Teams und Mitarbeiter. Digital Convenience ist für mich ein elementarer Baustein auf dem Weg zu einem rundum digitalen Arbeiten, von dem Unter- nehmen pro tieren und das Mitarbeiter glücklich macht.

(1) eco Sicherheitsreport 2016

Report herunterladen

Weitere Expertenbeiträge

Flexible Arbeitsplätze für verschiedene Arbeitsweisen

Für Wettbewerbsfähigkeit führt kein Weg an der Cloud vorbei

Arbeitnehmerschutz auch für neue Beschäftigungsformen

Download Report

Alle Ergebnisse und Grafiken der Digital-Working-Studie 2016 jetzt im Digital Working Report zum Download.
Hier finden Sie zentrale Forschungsergebnisse zu aktuellen und künftigen Fragen der Arbeit.
In sechs Themenbereichen schildern 13 Experten ihre Sicht auf die Frage: Wie werden wir künftig arbeiten?

Download